TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO — PLATAFORMA ZENIT
Titular de la Plataforma: ZENIT TECNOLOGÍA S.A.S. — NIT 902.066.920-7 — Cali, Valle del Cauca, Colombia — isaac@zenitia.co — +57 311 208 9239.
Última actualización: Junio de 2026.
1. Aceptación
Estos Términos y Condiciones de Uso (los «Términos») regulan el acceso y uso de la plataforma de software como servicio ZENIT (la «Plataforma»), titularidad de Zenit Tecnología S.A.S. («Zenit»). Al crear una cuenta, acceder o usar la Plataforma, el usuario (el «Usuario») declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos.
El acceso a la Plataforma se deriva del Contrato Marco de Prestación de Servicios SaaS suscrito entre Zenit y la empresa contratante (el «Cliente»). En caso de conflicto entre estos Términos y dicho Contrato, prevalece el Contrato.
2. Definiciones
- Cliente: empresa de vigilancia y seguridad privada o administración de propiedad horizontal que contrata la Plataforma.
- Usuario: persona autorizada por el Cliente para acceder a la Plataforma bajo un rol determinado.
- Contenido del Usuario: datos, textos, imágenes, audios y registros que el Usuario incorpora a la Plataforma.
- Funcionalidades de IA: herramientas de apoyo basadas en inteligencia artificial integradas en la Plataforma.
3. Cuentas y roles de usuario
3.1 El acceso es nominal e intransferible. Cada Usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada bajo su cuenta.
3.2 La Plataforma opera bajo un modelo de roles con permisos diferenciados:
| Rol | Alcance | Acceso principal |
|---|---|---|
| Administrador / Gerencia del Cliente | Toda la organización del Cliente | Configuración, usuarios, reportes y analítica |
| Responsable Operativo | Organización | Visibilidad operativa de toda su organización |
| Supervisor / Coordinador | Organización | Supervisión de puestos, revistas geolocalizadas, minuta |
| Guarda de Seguridad | Su puesto asignado | Únicamente minuta digital y central de consignas de su puesto |
| Administrador de Sede (PH) | Su puesto / cliente final | Directorio de residentes y administración de su sede |
3.3 El Cliente es responsable de asignar y revocar accesos, y de que cada Usuario utilice la Plataforma conforme a su rol y a estos Términos.
4. Uso aceptable
El Usuario se obliga a:
- Usar la Plataforma únicamente para fines lícitos y propios de la operación de seguridad privada y/o administración de propiedad horizontal.
- No incorporar contenido ilícito, difamatorio o que infrinja derechos de terceros.
- No intentar acceder a datos o funciones fuera de su rol, ni vulnerar los controles de seguridad.
- No copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa, revender ni sublicenciar la Plataforma.
- No usar la Plataforma para acosar, vigilar ilegítimamente o discriminar a personas.
El incumplimiento podrá dar lugar a la suspensión de la cuenta, sin perjuicio de las acciones contractuales y legales.
5. Integridad de los registros (minuta digital)
5.1 Los registros operativos (minuta de novedades, visitantes, correspondencia, vehicular y administración) constituyen documentos con valor probatorio y se rigen por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 (mensajes de datos y firma electrónica).
5.2 Para preservar su integridad, dichos registros son inalterables una vez creados: la Plataforma aplica firma electrónica y verificación de integridad (hash) sobre el contenido, y solo permite modificar campos de estado expresamente habilitados. La eliminación de registros de minuta está técnicamente bloqueada.
5.3 El Usuario reconoce y acepta esta característica como garantía de trazabilidad e integridad. La inalterabilidad opera durante la vigencia del servicio y frente a la edición o eliminación por parte de los Usuarios; no impide la eliminación o devolución de los datos al término del Contrato conforme al Contrato Marco y al Acuerdo de Encargo.
6. Funcionalidades de inteligencia artificial
6.1 La Plataforma incorpora funcionalidades de IA para clasificar novedades, generar diagnósticos de seguridad, redactar borradores de reportes a partir de notas de voz y apoyar la generación de consignas.
6.2 Naturaleza de apoyo. Los resultados de IA son insumos de apoyo a la decisión y no constituyen asesoría profesional ni decisiones automatizadas vinculantes. La validación y la decisión final corresponden siempre al Usuario y al Cliente.
6.3 Límites. Zenit no garantiza la exactitud, completitud o idoneidad absoluta de los resultados de IA, que pueden contener errores. El Usuario debe revisarlos antes de actuar sobre ellos.
6.4 No entrenamiento con datos del Cliente. Zenit declara que el Contenido del Usuario y los datos del Cliente NO se utilizan para entrenar modelos de IA de Zenit ni de terceros. Los proveedores de modelos operan en modo de no-entrenamiento y no-retención.
6.5 Notas de voz. Las notas de voz se utilizan únicamente para transcribir y redactar reportes; no se emplean para identificar al hablante (no hay biometría de voz).
6.6 Imágenes. Las fotografías de eventos, visitantes y vehículos se almacenan como evidencia. En su configuración actual, la Plataforma no realiza identificación ni matching biométrico facial ni de voz. Cualquier funcionalidad futura de esa naturaleza se notificará al Cliente y requerirá la autorización reforzada de los titulares.
6.7 Reconocimiento de placas (LPR). La funcionalidad de lectura de placas compara la placa leída contra las listas de vehículos autorizados definidas por el Cliente. Dicha comparación es un insumo de apoyo a la decisión del personal de seguridad y no constituye una decisión automatizada vinculante sobre el acceso; la autorización o negación de ingreso corresponde siempre al Usuario y al Cliente. La placa es un dato asociable a una persona, pero no constituye dato biométrico.
7. Contenido del Usuario y datos personales
7.1 El Contenido del Usuario es de propiedad del Cliente. Zenit actúa como Encargado del tratamiento de los datos personales contenidos en la Plataforma, conforme a la Política de Privacidad y al Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos.
7.2 El Cliente y sus Usuarios garantizan contar con la autorización de los titulares (empleados, residentes, visitantes, conductores, destinatarios) para incorporar sus datos, incluida la autorización reforzada para datos sensibles y para geolocalización con fines de monitoreo laboral.
7.3 El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de Zenit, que el Usuario declara conocer.
8. Disponibilidad y soporte
La disponibilidad del servicio, los tiempos de soporte y los mantenimientos se rigen por el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) aplicable al Cliente. La Plataforma podrá presentar interrupciones por mantenimiento programado o causas de fuerza mayor.
9. Propiedad intelectual
La Plataforma, su software, diseños, marcas (incluida ZENIT) y contenidos son propiedad de Zenit o de sus licenciantes. Estos Términos conceden únicamente un derecho de uso limitado; no transfieren propiedad intelectual alguna.
10. Suspensión y terminación del acceso
Zenit podrá suspender o restringir el acceso de un Usuario o del Cliente en caso de: (i) incumplimiento de estos Términos o del Contrato; (ii) mora en el pago previo aviso; (iii) uso que amenace la seguridad o integridad de la Plataforma o de terceros; o (iv) requerimiento de autoridad competente. Cuando sea razonable, Zenit dará aviso previo.
11. Limitación de responsabilidad
En los términos y con los límites del Contrato Marco, la Plataforma se presta «conforme a estándares razonables de industria». Zenit no garantiza operación ininterrumpida o libre de errores y no responde por daños indirectos ni por las decisiones que el Cliente o el Usuario adopten con base en los resultados de la Plataforma o de sus funcionalidades de IA.
12. Modificaciones a los Términos
Zenit podrá actualizar estos Términos. Los cambios sustanciales se comunicarán al Cliente con antelación razonable. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor implica la aceptación de los Términos actualizados.
13. Ley aplicable y controversias
Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Las controversias relacionadas con la relación contractual entre Zenit y el Cliente se resolverán mediante arbitraje ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali (Ley 1563 de 2012), conforme a lo pactado en el Contrato Marco.
14. Contacto
Para consultas sobre estos Términos: isaac@zenitia.co. Para asuntos de protección de datos: isaac@zenitia.co.
Marco normativo: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015; Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012; Ley 1563 de 2012. Aunque la relación es B2B, Zenit observa los principios de la Ley 1480 de 2011 en lo aplicable.